O que é a Automação de Processos de Negócios (BPA ou Business Process Automation)?
A automação de processos de negócios (BPA) simplifica os processos de negócios utilizando soluções técnicas que automatizam tarefas manuais e repetitivas. Isso ajuda os colaboradores das organizações a realocar o seu tempo para resolver questões mais importantes associadas ao negócio, porque o trabalho rotineiro é concluído em muito menos tempo através de processos de automação.
Como a automação de processos de negócios se foca em diminuir o número de tarefas manuais, isso leva a uma maior eficiência e produtividade dos colaboradores e das empresas.
A automação de processos de negócio tem como objetivos principais:
- Aumento da Eficiência: Reduzir o tempo gasto em tarefas manuais, acelerando processos e reduzindo erros.
- Melhoria da Qualidade: Minimizar erros humanos, melhorando a consistência e a qualidade das operações.
- Economia de Recursos: Reduzir custos operacionais, como mão de obra e tempo, libertando recursos para tarefas mais estratégicas.
- Melhor Rastreabilidade: Tornar mais fácil o acompanhamento e monitorização de processos.
- Maior Conformidade: Garantir que as atividades estejam em conformidade com regulamentos e padrões.
Aqui estão alguns exemplos práticos de automação de processos de negócio:
- Automatização de Faturação: Um sistema automatizado pode gerar faturas, enviá-las por e-mail aos clientes e fazer o acompanhamento do pagamento. Isto poupa tempo e reduz erros de faturação.
- Gestão de Recursos Humanos: A automação pode ser usada para gerir o processo de admissão de funcionários, desde a recolha de documentos até à configuração de contas de utilizador e atribuição de tarefas de formação.
- Atendimento ao Cliente: Chatbots e assistentes virtuais podem automatizar a triagem de pedidos de clientes, fornecendo respostas imediatas para perguntas comuns ou encaminhando casos mais complexos para atendentes humanos.
- Gestão de Stocks: A automação pode monitorizar os níveis de stock, realizar pedidos de reposição automaticamente e até mesmo organizar a logística de distribuição.
- Processamento de Pedidos: Um sistema automatizado pode receber, verificar, processar e rastrear pedidos de clientes, desde o pedido inicial até à entrega.
- Contabilidade e Finanças: Automatizar tarefas contabilísticas, como reconciliação de contas, pode reduzir erros e agilizar a geração de relatórios financeiros.